Proyek Pengembangan Sistem Informasi Chapter 6 Project Time Management

Ini adalah ringkasan materi mata kuliah Proyek Pengembangan Sistem Informasi Chapter 6 dengan judul Project Time Management atau Manajemen Waktu Proyek.

Proses Manajemen Waktu Proyek

  • Definisi aktivitas : identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables.
  • Pengurutan aktivitas (Activity sequencing) : identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
  • Estimasi sumberdaya untuk setiap aktivitas
  • Estimasi durasi aktivitas
  • Pembuatan jadwal : analisis urutan aktivitas, analisis estimasi sumber daya untuk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas untuk membuat jadwal proyek

Definisi Aktivitas

Aktivitas atau tugas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya.

Jadwal proyek menjadi dokumen mendasar yang mengawali proyek

  • Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran
  • Peryataan lingkup dan WBS membantu bagaimana proyek akan dilaksanakan

Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung pengertian tetang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistis.

Daftar Aktivitas dan Atributnya

Daftar aktivitas adalah tabulisa aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daktar ini harus mencakup :

  • Nama aktivitas
  • Nomor atau identitas aktivitas
  • Deskripsi singkat tentang aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumber daya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas.

Milestone

Milestone adalah kejadian penting yang biasanya tidak mempunyai durasi, seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas dan banyak pekerjaan untuk menyelesaikan sebuat milestone.

Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress), misalnya :

  • Penyelesaian penandanganan dokumen-dokumen penting oleh costumer
  • Penyelesaian produk-produk spesifik

Pengurutan Aktivitas

Mencakup peninjauann kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dengan yang lain. Ketergantungan atau hubungan antar aktiviats terkait dengan pengurutan aktivitas dan tugas-tugas proyek. Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path analysis.

Tiga Tipe Ketergantungan

  1. Ketergantungan mandatori : sejalan dengan sifat pekerjaan yang aakn dilakukan dalam proyek, sering disebut juga hard logic.
  2. Ketergantungan diskresionari : ditentukan oleh tim proyek, sering disebut soft logic dan hars digunakan dengan hati-hati karena kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yang sesudahnya
  3. Ketergantungan eksternal : mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

Diagram Jaringan

Diagram jaringan merupakan teknik yang digunakan untuk memperlihatkan pengurutan aktivitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek.

Terdapat dua format urama, yaitu :

  • Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
  • Precedence Diagramming Method (PDM)

Contoh AOA

Contoh AOA Diagram Jaringan

Asumsikan bahwa semua durasi adalah dalam satuan hari; A=1 berarti aktivitas A mempunyai durasi 1 hari

Arrow Diagramming Method (ADM)

  • Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow)
  • Aktivitas dinyatakan dengan anak panah (arrow)
  • Titik (node) atau lingkaran berada pada ujung awal dan ujung akhir aktivitas
  • Hanya dapat memperlihatkan ketergantungan finish-to-start

Membuat Diagram AOA :

  1. Temukan semua aktivitas yang berawal dari node 1. Gambarkan node selesaikannya dan kemudian gambarkan anak panah antara kedua node tersebut. Berikan nama aktivias dan estimasi durasi untuk aktivitas yang bersangkutan.
  2. Lanjutkan dengan menggambar diagram dari kiri ke kanan. Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst terjadi jika node tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivtas. Merge terjadi jika dua node atau lebih node mendahului sebuah node tunggal.
  3. Lanjutkan hingga semua aktivitas yang mempunyai ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan de dalam diagram
  4. Semua anak panah mengarah ke kanan dan tidak ada anak panah yang menyilang diagram jaringan AOA.

Precedence Diagram Method (PDM)

Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes), anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-aktivitas.

PDM lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek, lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ketergantungan yang berbeda.

Tipe Ketergantungan Tugas

Tipe Ketergantungan Tugas

Contoh Diagram Jaringan PDM

Contoh Diagram Jaringan PDM

Emitasi Sumberdaya Aktivitas

Sebelum estimasi durasi aktivitas, harus diketahui terlebih dahulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yang dibutuhkan setiap aktivitas.

Isu Penting :

  • Seberapa sulit untuk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu dalam proyek yang bersangkutan.
  • Bagaimana sejarah keberhasilan organisasi dalam mengerjakan aktivitas yang serupa.
  • Apakah tersedia sumberdaya yang dibutuhkan

Estimasi Durasi Aktivitas

Durasi mencakup jumlah waktu aktual untuk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yang hilang (elapsed time). Effort adalah jumlah hari-kerja atau jam kerja yang dibutuhkan untk menyelesaikan sebuah tugas. Effort biasanya tidak sama dengan durasi. Indovodu yang menyerjakan perkerjaan harus membantu dalam membuat estimasi durasi aktivitas dan kemudian harus ditinjau ulang oleh seorang ahli.

Estimasi Tiga-Titik

Daripada membuat estimasi aktivitas dalam jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu untuk membuat estimasu tiga-titik:

  • Yaitu sebuah estimasi yang mencakup estimasi optimis, rata-rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu untuk optimis, 4 minggu untuk estimasi rata-rata, dan 5 minggu untk estimasi pesimis

Estimasi tiga-titik dibutuhkan utnk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlo.

Pembuatan Jadwal

Gunakan hasil proses manajemen waktu untuk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek

Tujuan utama adalah untk membuat jadwal proyek yang relistis yang dapat digunakan sebagai dasar untuk memantau kemajuan proyek dalam dimensi waktu.

Tool dan teknik yang terkait adalah :

  • Gantt Chart
  • Critical Path Analysis
  • Critical Chain Scheduling
  • PERT Analysis

Gantt Chart

Gantt Chart menyediakan format standar untuk menampilkan informasi jadwal proyek dengan menampilkan aktivitas proyek beserta yanggal mulai dan selesainya dalam format kalender.

Simbol-simbol yang digunakan :

  • Black diamond : milestone
  • Thick black bars : rangkuman tugas
  • Lighter horizontal bars : durasi tugas
  • Arrows : ketergantungan antar tugas

Menambahakan Milestone ke Gantt Chart

Jika diinginkan untk fokus pada tercapainya miletones terutama untuk proyek-proyek besar. Milestones menekankan pada kejadian-kejadian penting atau pecapaian-pencapaian dalam proyek. Dan Milestone dapat dibuat dengan memasukkan tugas yang mempunyai durasi nol, atau dengan cara menandai suatu tugas tertentu sebagai sebuah milestone.

Kriteria SMART

Sebuah milestone harus :

  • Specific (spesifik)
  • Measureable (terukur)
  • Assignable (dapat ditugaskan)
  • Realistic (realistis)
  • Time-framed

Critical Path Method (CPM)

CPM adalah teknik membuat diagram jaringan yang digunakan untuk memperkirakan durasi proyek total. Critical path untuk sebuah proyek adalah serangkaian aktivitas yang menentukan waktu tersingkat untuk penyelesaian proyek. Critical path adlah jalur terpanjang melalui diagram jaringan dengan jumlah slack atau float paling sedikit. Slack atau float adalah jumlah waktu sebuah aktivitas dapat ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda tanggal penyelesaiann proyek.

Lebih lanjut tentang Critical Path

  • Critical path tidak harus terdiri atas aktivitas yang paling penting, karena critical path hanya memperhitungkan waktu.
  • Dimungkinkan ada lebih daru satu critical path jida ada dua atau lebih jalur dengan panjang waktu yang sama
  • Critical path dapat berubah sejalan dengan perkembangan proyek.

Membuat Trade Off Jadwal

  1. Free slack atau free float adalah jumlah waktu sebuah aktivitas dapat ditunda tanpa mengakibatkan penundaan aktivitas berikutnya.
  2. Total slack atau total float adalah jumlah waktu sebuah aktivitas dapat ditunda tanpa mengakibatkan penundaan tanggal penyelesaian proyek.
  3. Arah maju pada program proyek menentukan tanggal early start (ES) dan early finish (EF).
  4. Arah mundur pada diagram proyek menentukan tanggal late start (LS) dan late finish (LF)
Be social share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *