Rangkuman Soal Teori Mata Kuliah Enterprise Resource Planning Chapter 1 s/d 3

Chapter 1

1. Sebutkan dan jelaskan apakah yang dimaksud dengan fungsi bisnis dan proses bisnis!

Jawaban :

Fungsi bisnis adalah kegiatan khusus yang ada pada daerah fungsional operasi, seperti marketing and sales (M/S), Supply Chain Management (SCM),  Accounting and Financial (A/F) dan Human Resource (HR).

Sedangkan proses bisnis adalah beberapa kegiatan yang mengambil beberapa masukan atau bahan baku untuk menciptakan berupa output yang bernilai kepada pelanggan/konsumen.

2. Sebutkan dan jelaskan 4 area fungsi bisnis dasar yang terdapat dalam sebuah bisnis? Sebutkan minimal 2 fungsi yang dijalankan dari tiap area fungsi bisnis tersebut!

Jawaban :

Empat area fungsi bisnis dasar yang terdapat pada sebuah bisnis adalah marketing and sales (M/S), Supply Chain Management (SCM),  Accounting and Financial (A/F) dan Human Resource (HR). Berikut penjelasan area fungsi tersebut :

  • Marketing and Sales (M/S) berfungsi untuk melakukan pemasaran dan penjualan produk seperti mempromosikan produk kepada pelanggan, membantu membuat perkiraan penjualan, mengambil dan menerima pesanan pelanggan serta dapat menentukan harga.
  • Supply Chain Management (SCM) yaitu fungsi dalam memanajemen rantai pasokan atau bahan baku untuk melakukan produksi biasanya SCM ini berhubungan dengan Supplier, serta untuk melakukan perencanaan produksi membutuhkan perkiraan penjualaln dari Marketing and Sales. Contoh dari yang dijalankan yaitu membeli bahan baku dan proses manufaktur.
  • Accounting and Financial (A/F) adalah fungsi pada bagian Akutansi dan Keuangan pada bisnis seperti merekam data transaksi (termasuk penjualan), pembelian bahan baku, gaji karyawan, penerimaan kas dari pelanggan.
  • Human Resource (HR) adalah fungsi yang digunakan untuk mengatur sumber daya manusia yang diperlukan oleh perusahaan/organisasi, seperti melakukan rekrut, melatih, menilai dan memberi kompensasi kepada karyawan.

3. Tiap area fungsi bisnis tentunya akan menjalankan proses bisnis yang didukung oleh Sistem Informasi. Sebutkan dan Jelaskan apa saja dukungan atau tugas yang dijalankan oleh sistem informasi tersebut!

Jawab :

Dukungan atau tugas yang dijalankan oleh Sistem Informasi pada sertiap fungsi bisnis adalah sebagai berikut:

  • Marketing and Sales, pada fungsi ini kebutuhan informasi dari semua bidang fungsi bisnis lainnya termasuk konsumen, kepada pelanggan secara pribadi melalui telepon, e-mail, fax, web dan lain-lain.Agar dapat menentukan harga produk pada MS ini juga membutuhkan informasi dari AF data SCM. MS juga perlu berinteraksi dengan HR agar dapat melakukan rekkrut sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Supply Chain Management disini memebutuhkan informasi dari berbagai area fungsi seperti rencana produksi tentang penjualan produk yang aktual dan dapat diproyeksikan dari MS. Pada SCM dapat menyediakan data yang dibutuhkan oleh AF untuk menentukan berapa banyak sumber daya yang digunakan.
  • Accounting and Financial, juga membutuhkan informasi dari semua bidang fungsi bisnis lainnya yang berhubungan dengan keuangan seperti dari MS yang menyediakan data penjualan, SCM memberikan data inventarisasi dan produksi, sedangkan HR memberikan data gaji karyawan.
  • Human Resource membutuhkan informasi dari semua area fungsi bisnis kecuali pelanggan, HR disini berkaitan dengan perekrut karyawan, pelatihan dan lainnya. Pada fungsi memberikan data tersebut kepada area fungsi bisnis lainnya.

4. Pada area fungsi pemasaran dan penjualan, sebutkan data-data apa saja yang menjadi masukan (min 3 poin) dan keluaran ( min 3 poin) dari area fungsi tersebut!

Jawab :

Pada pemarsaran dan penjualan data yang dibutuhkan adalah Data Konsumen, Data pengiriman  barang, data harga produk per unit. MS juga menghasilkan data yang digunakan untuk proses bisnis di area fungsi lainnya seperti strategi penjualan, harga produk yang tepat dan data ketenagakerjaan yang dibutuhkan.

 

Chapter 2

1. Jelaskan bagaimana cara sistem ERP dapat membantu dalam peng-integrasi-an operasional perusahaan!

Jawab :

Dengan menggunakan sistem ERP yang sudah terintegrasi dari setiap proses bisnis operasional akan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih capat. Karena ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

2. Sistem SAP ERP mengembangkan Software Modules, jelaskan apa yang dimaksud dengan Software Modules tersebut! Dan apakah tujuan dari Software Modules tersebut?

Jawab :

Software Modules adalah sebuah program perangkat lunak yang dapat dibeli, diinstall dan dijalankan secara terpisah dengan menggunakan satu database yang sama. Tujuannya adalah perusahaan yang menggunakan Software Module SAP tersebut dapat dikonfigurasikan untuk memenuhi kebutuhan dari masing-masing perusahaan, data yang disediakan secara real time, dan pengguna bekerja melalui layar monitor, bukan dengan output cetak tebal.

3. Sistem SAP ERP mengembangkan sistem Open Architecture, jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem Open Architecture! Dan apakah tujuan dari Open Architecture tersebut?

Jawab :

Open Architecture atau Aksitektur Terbuka adalah sebuah sistem dari SAP ERP meruapakan perusahaan perangkat lunak pihak ketiga yang didorong untuk mengembangkan fasilitas tambahan atau Add-On  pada produk prangkat lunak yang dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak yang sudah ada.  Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan dalam melakukan proses bisnis informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4. Apa yang dimaksud dengan group toleransi (tolerace group) dan sebutkan pula fungsi dari group toleransi dalam sistem ERP!

Jawab :

Group Toleransi adalah salah satu fasilitas yang terdapat pada software SAP ERP yang digunakan untuk menentukan limit transaksi, menempatkan kelompok toleransi/batasan pada karyawan. Tujuan utama dari group toleransi selain menentukan batasan adalah agar proses bisnis tetap berjalan (tidak terhenti).

4. Sebutkan apa saja keuntungan signifikan (minimal 4 poin) yang bisa didapatkan oleh perusahaan ketika mengimplementasikan sistem ERP?

Jawab :

Berikut beberapa keuntungan yang akan didapat oleh perusahaan jika mengimplementasikan sistem ERP adalah mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan.

5. Sistem ERP dapat menyediakan informasi secara real-time untuk membantu analisa dan pengambilan keputusan seorang manajer. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pernyataan di tersebut?

Jawab :

Sistem ERP merupakan sistem yang sudah terintegrasi dengan fungsi bisnis lainnya, seperti fungsi marketing, supply chain, finansial dan human resource dimana pusat penyimpanan data dan dapat diproses dengan tepat waktu serta manajer dapat dengan mudah mengakses untuk melakukan analisa  dan mengambil keputusan dengan cepat yang bertujuan duntuk meninkatkan keuntungan perusahaan.

 

Chapter 3

1. Sistem Informasi yang tidak terintegrasi tentunya akan menimbulkan ketidakefisiensian didalam proses bisnis. Pada studi kasus Fitter Snacker, sebutkan minimal 3 poin masalah yang terjadi pada proses bisnis penjualan dan jelaskan 3 poin pula mengapa hal tersebut bisa terjadi!

Jawab :

Berikut masalah yang terjadi pada proses bisnis penjualan Fitter Snacker :

  • Harga yang salah
  • Panggilan informasi yang berlebihan kepada pelanggan
  • Keterlambatan dalam memproses pesanan
  • Kesalahan tanggal pengiriman

Hal tersebut dapat terjadi karena Fitter Snacker masih memiliki sistem informasi yang proses secara terpisah seperti sistem penjualan, sistem gudang dan sistem akutansi yang dikelola dimasing-masing sistem saja, banyak transaksi yang ditangai dengan cara manual, dan informasi yang tersimpan pada sistem tidak tersedia secara real time.

2. Proses bisnis penjualan akan memeriksa ketersediaan kredit dari konsumen. Prosedur apa saja yang dilakukan oleh sistem ERP untuk memeriksa ketersediaan kredit konsumen tersebut?

Jawab :

Berikut prosedur untuk memeriksa ketersediaan kredit konsumen :

  • Pelanggan melakukan order produk
  • Selanjutnya Sistem ERP akan memeriksa piutang yang ada pada database SAP ERP untuk mengkonfirmasi kredir yang tersedia oleh penggan
  • Jika pelanggan memiliki cukup kredit yang tersedia, maka proses order akan dilanjutkan
  • Jika pelanggan tidak memiliki credit yang cukup maka sistem SAP ERP akan meberikan kemungkinan tindakan yang tepat.

3.  Sebutkan dan jelaskan 3 langkah penting yang harus dilakukan dalam proses order penjualan!

Jawab :

  • Mencatat barang/produk yang akan dibeli
  • Menentukan harga jual
  • Mencatat jumlah pesanan

4Apakah yang dimaksud dengan “ATP Check”? dan jelaskan proses apa saja yang dilakukan pada proses ATP Check tersebut?

Jawab :

ATP Check atau Available to Promise Check adalah catatan persediaan dari Sistem SAP ERP perusahaan dalam mengecek dan mencatat  perencanaan produksi untuk melihat apakah bahan yang diminta tersedia dan bahan yang dapat disampaikan pada tanggal yang diinginkan pelanggan.

5. Sebutkan dan jelaskan 5 aktivitas utama dari CRM?

Jawab :

Aktivitas utama dari CRM adalah sebagai berikut:

  • One-to-One Marketing, yaitu menjual produk langsung kepada pelanggan
  • Sales Force Automation (SFA), melakukan otomasisasi tenaga penjualan agar mengingkatkan penjualan produk kepada konsumen
  • Sales Campaign Management, meruapakan kampanye dalam melakukan penjualan
  • Marketing Encyclopedias, adalah ilmu yang digunakan untuk melakukan pemasaran produk
  • Call Center Automation, menyediakan pelayanan call center dimana konsumen dapat bertanya tentang produk ke perusahaan.

6. Apakah perbedaan antara instalasi CRM in-house dan on-demand?

Jawab :

Perbadaannya adalah instalasi CRM in-house dilakukan dirumah dimana software CRM dan data-data pelanggan akan dikelola sendiri oleh perusahaan sehingga biaya investasi untuk komponen pendukung implementasi Software CRM seperti hardware, software serta network akan menjadi tanggungan pihak perusahaan

Sedangkan instalasi CRM on-demand merupakan istalasi CRM sesuai dengan permintaan. On-Demand CRM Juga dikenal sebagai Hosted CRM adalah jenis layanan yang lebih sederhana, lebih cepat, dan lebih terjangkau bagi perusahaan yang ingin mengimplementasikan CRM Dengan cara on-demand, semua komponen yang dibutuhkan seperti hardware dan software akan disediakan oleh penyedia layanan on-demand CRM. Penyedia layanan akan mengelola semua data pelanggan terkait. Perusahaan hanya membutuhkan browser Web standar untuk mengakses dan memanfaatkan software CRM dan fitur-fiturnya.

 

Be Sociable, Share!

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *